Осмысление сложных ситуаций методом Cynefin

Начиная с 2016 года, мы неоднократно применяли метод Cynefin для осмысления различных управленческих ситуаций. Не всегда одинаково, за это время наш метод заметно эволюционировал (об этом, например, здесь). Но на сессиях Cynefin происходила «какая-то магия», как выразился один из руководителей.

И каков результат? Здесь вы можете найти результаты осмысления реальных управленческих ситуаций, которые возникали в работе департамента ИТ нефтяной компании (к сожалению, назвать ее не можем) и некоторые мысли, возникшие после этого осмысления (не все). Это ситуации:

1. Систематическое расхождение реальной жизни компании и ее отражения в информационной системе.
2. Функционирование системы управления договорами.
3. Построение и развитие системы управления договорами (через год после первого осмысления и с гораздо более широкой группой участников ситуации).
4. Импортозамещение всего стека оборудования и ПО.
5. Построение системы управленческого учета.

Задать вопрос, узнать больше

Систематическое расхождение реальной жизни компании и ее отражения в информационной системе

На данный момент информационные системы не могут адекватно отражать реальность. Все, кто имеет дело с ИТ знают, что реальность гораздо богаче, чем та картина, которую нам рисует информационная система. Почему так? Цель осмысления ситуации по методу Cynefin – выявление набора ключевых факторов и смысловых элементов, оказывающих влияние на расхождение реальной жизни компании и ее отражения в информационной системе и прояснение причин этих расхождений.

Ключевые факторы и элементы ситуации

1. Сложность и изменчивость деятельности.
2. Неверные нормы и ошибки в НСИ.
3. Несоблюдение регламентов и качество регламентов.
4. Ошибки при вводе первичных документов.
5. Учет (в т. ч. бух учет) отстает от выполнения самих операций.
6. Изменение планов производства вследствие новых геологических данных.
7. Изменение планов из-за смежников.
8. Изменение планов вследствие человеческих ошибок.
9. Изменение планов вызванные изменением функционала ИС.
10. Изменения законодательства и требований государственных органов.
11. Отсутствие единой методологии учета и центра ответственности за нее.
12. Поиск баланса детальности планов и учета факта.
13. Разные шкалы времени у производственного и бухучета.
14. Система мотивации в компании.
15. Параллельный учет на разных уровнях управления.
16. Боязнь руководителей прозрачности.
17. Заказчики ИТ сами не знают, чего хотят.
18. Недоверие к ИС.
19. Неадекватные требования заказчиков ИС.
20. Уверенность руководителей, что они лучше знают действительность.
21. Конкуренция заказчиков ИТ-систем.
22. Оценка стоимости проведения изменений в ИС.
23. Изменения в функционале ИС и технологиях.
24. Нарушение баланса между глубиной документирования, трудоемкостью и скоростью разработки.

Наиболее важные моменты, которые возникали в ходе в ходе осмысления факторов и построения фреймворка Cynefin для ситуации.

1. Фасилитаторами был выделен комплексный фактор «Оперативное изменение планов», но при построении фреймворка, он был разделен на несколько более детальных – «Изменение планов производства вследствие новых геологических данных», «Изменение планов из-за смежников», «Изменение планов вследствие человеческих ошибок» и «Изменение планов вызванные изменением функционала ИС».
2. Фасилитаторами был выделен комплексный фактор «Изменение требований к ИС», но при построении фреймворка, он был разделен на несколько более детальных: «Заказчики ИТ сами не знают, чего хотят» и «Неадекватные требования заказчиков ИС.
3. Фактор «Боязнь прозрачности» бурно обсуждался и все-таки остался на границе двух доменов – ясных и хаотических систем. Его природа не определена и это означает, что это не один фактор, а несколько. Это фактор рекомендуется разделить на несколько более мелких, которые, вероятно, распределятся между ясным и хаотическим доменами. 

Вывод: это сложная управленческая ситуация с очень большим количеством хаотических элементов, которые потенциально могут быстро перевести ее в хаотическую. При таком большом количестве хаотических и сложных элементов полное отражение в информационной системе реальной жизни компании недостижимо. Информационные системы (в их текущем виде), могут адекватно отражать только ту часть реальности, которая находится в ясном и усложненном доменах.

Функционирование системы управления договорами

Цель осмысления ситуации по методу Cynefin – выявление набора ключевых факторов и смысловых элементов, оказывающих влияние на функционирование системы управления договорами и мешающих ее дальнейшему развитию. Это первое осмысление ситуации с управлением договорами в крупной нефтяной компании, оно было сфокусировано на информационной системе и процессах управления договорами и включало лишь участников со стороны ИТ-департамента и департамента закупок.

Ключевые факторы и элементы ситуации

1. Консервативная позиция правового управления как владельца процесса.
2. Ответственность за бизнес-результат работы по договору лежит на кураторе, а право требования размыто и неопределенно.
3. Большое количество участников процесса согласования.
4. Реальная практика контроля и дублирование контроля.
   • 4.5 Размытость ответственности за найденные нарушения.
5. Различное отношение кураторов к управлению договорами, количество кураторов.
6. Разнообразие специфики договоров, практик и условий их согласования.
7. Связность процесса управления договорами с другими процессами.
8. Нет центра компетенции по процессу и функции координации со смежными процессами.
9. Отсутствие методологии процесса, охватывающего жизненный цикл договора, значимая часть реальной работы не регламентируется процессом.
10. Отсутствие единой методологии: расчет остатков, оценка контрагентов, планирование.
    • 10.5 Ответственность за корректность и утверждение методологии в рамках компании.
11. Большое количество локальных изменений в ИС для подразделений.
12. Функциональная недостаточность системы (проявления – предконтрактная работа; согласование договоров; контроль сроков актуальности документа; контроль и согласование изменений в документах; учет условий оплаты и гарантийных обязательств; сдвоенный контрагент; связь между производственным планированием и управлением договорами; нет электронной подписи).
13. Технологическая недостаточность системы.
14. Отсутствие баланса между децентрализацией ИТ (поддержка локальных подразделений) и централизованными функциями (архитектура ИТ).
15. Сложность прикладной архитектуры информационной системы.
16. В ИТ не организована передача знаний.
17. Изменения требований регуляторов.
18. Малое доверие к ИС

Вывод: это сложная управленческая ситуация, причем с большим количеством хаотических элементов, которые потенциально могут быстро перевести ее в хаотическую. Есть участки, на которых можно начинать проекты (усложненный домен), однако, есть много сложных факторов, которые необходимо прощупывать.

Некоторые идеи, которые появились в ходе интервью и построения фреймворка Cynefin для ситуации:

• информационная система не сделана для кураторов, про кураторов забыли;
• необходимо найти баланс между жесткостью корпоративного контроля и трудозатратами на работу с договорами;
• еще существует фактор «дефицит ресурсов», он, вероятно, должен относится к домену ясных и очевидных систем, его необходимо иметь в виду.

Задать вопрос, узнать больше

Построение и развитие системы управления договорами

Цель осмысления ситуации по методу Cynefin – выявление набора ключевых факторов и смысловых элементов, оказывающих влияние на развитие системы управления договорами во всей ее целостности и сложности. Это второе осмысление ситуации с управлением договорами в крупной нефтяной компании, проведенное через год после первого осмысления (см. выше). Оно проводилось с гораздо более широкой группой участников ситуации, охватившую все ключевые подразделения компании, включенные в процесс согласования договоров. Иной круг участников сессии определил иной угол взгляда на ситуацию

Ключевые факторы и элементы ситуации

1. Масштаб и разнообразие договоров.
2. Много участников процесса согласования.
3. Работа с договором = работа с его контекстом.
4. Требования к актуальности прилагаемых документов.
5. Баланс скорости и информационной безопасности.
6. Межфункциональные компетенции кураторов.
7. Отношение куратора к своей работе.
8. Рост недоверия к кураторам.
9. Сквозное управление процессом согласования (центр компетенции).
10. Правила согласования договоров.
11. Качество конструктора договоров.
12. Практика коллективной работы куратора с контролерами.
13. Практика коллективной работы куратора с заказчиками.
14. Обратная связь о качестве договоров.
15. Работа с извлеченными уроками (в обе стороны).
16. Баланс между формализацией и неопределенностью согласования.
17. Практика «пинка».
18. Общее понимание необходимости заключения договора.
19. Ответственность за результаты МТО на кураторе.
20. Заинтересованность контрольных служб в результатах МТО.
21. Ответственность за качество контроля.
22. Баланс между ответственностью и правами куратора.
23. Практика работы с бумажными договорами и электронными данными.
24. Баланс между ERP и ECM.
25. Недоверие к ИС и электронной подписи.
Дополнительные факторы ИТ, которые были выделены, но которые группа решила не показывать, чтобы не перегружать фреймворк:
• необходимость инструмента/карты динамики согласования;
• бумага + ручка – быстрее и надежнее;
• обучение работы с ИС (прежде всего конструктору);
• опыт работы в ERP-системе;
• опыт работы в СЭД.

Вывод: это сложная управленческая ситуация с большим количеством хаотических элементов, которые потенциально могут быстро перевести ее в хаотическую. Есть много участков, на которых можно начинать проекты (усложненный домен), однако, есть много сложных факторов, которые необходимо прощупывать.

Идеи, которые появились в ходе интервью и построения фреймворка Cynefin для ситуации:

1. Из фактора «Баланс скорости и информационной безопасности» имеет смысл выделить новый фактор – «Баланс скорости и коммерческой безопасности» – и рассмотреть его отдельно.
2. Фактор «Рост недоверия к кураторам» содержит два фактора – «Рост недобросовестности контрагентов» и «Сложность процесса согласования», которые, вероятно, являются усложненными.
3. Фактор усложненного домена «Недоверие к ИС и электронной подписи» является особенно важным – все остальные факторы тесно с ним связаны, он влияет на все.

Импортозамещение всего стека оборудования и ПО

Задача импортозамещения встала перед российскими компаниями достаточно неожиданно и решать ее приходилось в сжатые сроки. Для крупной компании, обладающей большим парком ИТ-систем и более чем сотней корпоративных приложений это очень непростая задача.  Цель осмысления ситуации по методу Cynefin – выявление набора ключевых факторов и смысловых элементов, мешающих или помогающих проведению импортозамещения, прояснение возможностей импортозамещания на различных участках и тактики.

Ключевые факторы и элементы ситуации

1. Скорость перехода существенно быстрее, чем традиционный цикл модернизации.
2. Сильное отставание российских производителей по производительности и надежности.
   • 2.5 Уровень российской микроэлектроники.
3. Ориентация российских производителей на единичное производство (на ВПК).
4. Мало крупных заказчиков для развития российских вендоров.
5. Позиция азиатских производителей.
6. Ограниченность штата программистов и администраторов.
7. Компания со-инвестирует в продукты российских вендоров (новые отношения с ними).
8. ERP-система и другие корпоративные приложения пока не имеет альтернатив.
9. Ресурсы, необходимые при плавном переходе на другие системы (параллельная работа в двух системах).
10. Отсутствие опыта (как своего, так и в стране).
11. Двусмысленная позиция руководства (нет однозначного понимания необходимости импортозамещения).
12. Конкретика в определении результата перехода (какого состояния необходимо достичь).
13. Культура управления, ориентированная на «вертикальные функциональные колодцы». Барьеры в горизонтальных связях в компании.
14. Готовность компании к аварийно-мобилизационному управлению.
15. Готовность к использованию бумажных технологий.
16. Политика РФ и западных стран (и, соответственно, острота проблемы импортозамещения).
17. Реальное стимулирование перехода со стороны государства.

Вывод: это сложная управленческая ситуация с большим количеством хаотических элементов, которые потенциально могут быстро перевести ее в хаотическую. Работы по факторам ясного домена можно начинать, однако, есть много сложных факторов. На этих участках не стоит ввязываться в проекты по импортозамещению. Сначала необходимо прощупывать эти фактора в тестовых и пилотных зонах.

Построение системы управленческого учета

Цель осмысления ситуации по методу Cynefin – выявление набора ключевых факторов и смысловых элементов, мешающих или помогающих построению более детальной системы управленческого учета, с дополнительными аналитиками.

Ключевые факторы и элементы ситуации

1. Практика низового производственного учета.
2. Новая методология управленческого учета и стандартизация аналитических показателей.
3. Стандартизация видов работ.
4. Работы по ГИСТЭК (требование со стороны государства).
5. Реальное отсутствие сильной интеграции в ИС (фактически лоскутное одеяло).
6. Позиция части топ-менеджмента: обойдемся тем, что есть (избегать революций).
7. Поддержание статуса управления проектом.
   • 7.5. Административный приказ о запуске проекта
8. Культура управления, ориентированная на «вертикальные функциональные колодцы» (барьеры в горизонтальных связях внутри компании).
9. Привлечение кураторов к работе в ТЭПами.
10. Изменчивость окружения компании и условий в которых она работает.
11. Различное понимание целей проекта.
Кроме приведенных выше факторов, модераторы выделили еще три фактора:
• Культура управления производством (система требует ее изменения).
• Неконкурентные отношения внутри общества. Взаимодействие подразделений – это не взаимные услуги, а функции.
• Нет мотивации руководства подразделений от выполнения плановых ТЭП.
Но в ходе построения фреймворка Cynefin участники решили их отбросить, как незначимые и не оказывающие влияние на ситуацию.

Наиболее важные моменты, которые возникали в ходе классификации факторов и построения фреймворка:

Вывод: это сложная управленческая ситуация, в которой, однако нет хаотических факторов и не так много сложных. Несмотря на наличие сложных и непонятных факторов, можно решать эту задачу стандартными проектными методами. Однако, надо постоянно помнить о сложных факторах, которые будут «лихорадить» проект.

Задать вопрос, узнать больше