Механистическая бюрократия и стандартизация операций

В конце прошлого века исследователь менеджмента Генри Минцберг, изучая разнообразие форм организаций, выявил устойчивые жизненные формы организаций, которые он назвал «конфигурации бизнеса». Мингцберг провел их глубокое исследование и довольно подробно описал 6 конфигураций [1]:

• Простая конфигурация;
• Механистическая бюрократия;
• Дивизиональная конфигурация;
• Профессиональная бюрократия;
• Адхократия;
• Миссионерская конфигурация.

В этой статье мы опишем механистическую бюрократию. Для изображения портрета конфигурации Минцберг предложил структурную схему характерную для любой из них, которая описана в статье «Конфигурации бизнеса и их портреты». Кроме того, изучая конфигурации, он выяснил, что всю логику их функционирования и формирования конфигураций определяют механизмы координации. Их описанию посвящена статья «Конфигурации Минцберга и механизмы координации».

---

Портрет механистической бюрократий 

Примеры организаций с механистической бюрократией:

• небольшой завод по серийному производству простой продукции с устоявшейся технологией;
• массовое оказание стандартных страховых услуг, например ОСАГО;
• операционное банковское обслуживание розничных клиентов (операционный зал).

Характерные черты

Доминирующий механизм координации — стандартизация операций и процессов.

Внешние условия формирования

• низкий уровень изменчивости и неопределенности среды;
• низкий уровень сложности результата, то есть всем понятно, как достичь результата.

Корпоративная культура (метафора)

Организация — это машина. Формализованные связи. Деловые и личные отношения стараются не смешивать.

Лидер — это стратег-администратор. Инициатива с низу допускает ситуационное лидерство, но в рамках существующей иерархии и при согласовании всех заинтересованных сторон.

Прием на работу и увольнение — это лишь эпизод биографии, определяемый личными интересами.

Организационная структура

1. Организационная структура — это административная пирамида с множеством уровней иерархии. В узлах (ячейках) этой пирамиды должности с определенными полномочиями, ответственностью и зарплатой. Человек назначается на должность и живет в этой ячейке. Потерять должность — перестать быть сотрудником, поэтому организационные преобразования структуры — это всегда испытание для сотрудников.
2. Административная пирамида своим основанием опирается на операционные производственные процессы. Именно от них снизу в верх поднимаются проблемы, требующие решения менеджеров в административной пирамиде. Внутри этой пирамиды решения вырабатываются, согласуются и спускаются в низ обратно в операционное ядро.

Бизнес-процессы и качество

• бизнес-процессы устойчивы и могут образовывать сквозные стабильные цепочки;
• качество результата управляемо и полностью определяется стабильностью бизнес-процессов;
• сильно развита корпоративная стандартизация.

Планирование, учет и контроль

1. Планирование деятельности бизнеса очень развито, существует несколько уровней планирования. Планируются целевые показатели деятельности (KPI) подразделений и отдельных сотрудников. Планирование идет сверху в низ от целевых показателей бизнеса.
2. Возможность построения детального управленческого и бухгалтерского учета.
3. Культивирование принятия решений на основе данных. Механистическая бюрократия «помешана» (выражение Минцберга) на отчетности. Контрольная отчетность поднимается по административной иерархии снизу в верх.
4. Целевые показатели бизнеса часто строятся не на основе стратегии, а от достигнутого.

Маркетинг и продажи

• активный маркетинг производимых продуктов и предоставляемых услуг, ориентация на рыночные механизмы конкуренции, основанные на соотношении цена/качество;
• контрактные отношения определяются стандартами.

Квалификация персонала

• высокий уровень специализации в процессах операционного ядра, в операционном ядре навыки важнее квалификации и знаний;
• на уровне среднего менеджмента нужны профессионалы, способные понимать и управлять моделью бизнес-процессов организации;
• передача знаний происходит через инструкции и учебные курсы.

Информационные технологии

1. Именно на базе подобных механистических бюрократий вырос рынок больших интегрированных корпоративных прикладных систем, например ERP-приложений. В них обеспечивается архитектура сильной интеграции данных по всем сквозным задачам планирования, учета и контроля.
2. Информационное пространство конфигурации может быть сильно интегрировано и хорошо структурировано. Механизмом интеграции данных является интегрированная корпоративная информационная система с моделью данных, зафиксированной в базах данных.
3. Информационное пространство конфигурации, как правило, существует в границах самой организации.
4. Сильно интегрированные приложения довольно сложны и, как правило, редко разрабатываются своими силами ИТ-подразделения, а приобретаются как готовое приложение с последующим его внедрением.

Размер

Чем длиннее цепочки бизнес-процессов, тем больше становится и пирамида управления. Чем больше разрастаются бизнес-процессы и пирамида управления, тем чувствительнее становится эффективность бизнеса и качество продукции к изменениям внешних условий. По моим наблюдениям предельная численность механистической бюрократии исчисляется сотнями сотрудников (в пределах одной тысячи).

Слабые места

Конфигурация обладает высокой эффективностью только в стабильных внешних условиях. Именно эти конфигурации формируют массовый рынок.

Эффективность и качество очень чувствительны к изменчивости внешних условий.

Устойчивость и развитие

Конфигурация живет настоящим. Настоящее — это текущий отчетный период. Культивируется стабильность, которая обеспечивает «уверенность в завтрашнем дне».

Механистическая бюрократия сильно сопротивляется изменениям, которые приходят изнутри организации. Тем не менее, нестабильность внешних условий могут сделать организацию неустойчивой и ослабить сопротивление изменениям. 

Рост изменчивости конъюнктуры рынка приводит к нестабильности бизнес-процессов и как следствие: нестабильности структуры, росту времени принятия решений и снижению эффективности бизнеса, и снижению уровня качества продукции.

Отсутствие стратегического видения не является фатальным для организации. Наличие стратегии бизнеса — это конкурентное преимущество механистической бюрократии.

Литература

1. Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации. Питер, 2011.

Использован рисунок Сергея Орлова.